【企業のスパム対策】迷惑メールを防ぎ、自社のメールを確実に届ける「攻めと守り」の優先順位
お問い合わせフォームの設置を考えているオーナー様にとって、メール周りの環境整備は「攻め」と「守り」の両輪です。 「大切なお客様からのメールを確実に受け取り、こちらの返信も確実に届ける」こと。そして「悪質な攻撃から会社を守る」こと。 この2つを両立させるために、本当に必要な対策を整理しました。
1. 「うちは小さいから大丈夫」は通用しない現実
まず、少し厳しいお話から入りますが、スパムメールやサイバー攻撃において「中小企業だから狙われない」ということはありません。 攻撃者の多くは、プログラムを使って機械的に攻撃対象を探しています。ウェブサイトにメールアドレスやフォームがあれば、そこは規模に関係なく自動的にターゲットになります。
万が一、乗っ取られて取引先に詐欺メールをばら撒いてしまったら……。 自社の被害だけでなく、信用問題に直結します。だからこそ、最低限の備えが必要なのです。
2. 最優先事項は「なりすまし対策（DMARC）」
今、一番力を入れていただきたいのが、自社のドメイン（@以降の部分）の信頼性を守ることです。 最近、GoogleやYahoo!などが「送信元の身元がはっきりしないメールは届けない」というルールを強化しています。これに対応するために必須となるのが「DMARC（ディーマーク）」という設定です。
これをやっておかないと、せっかくお客様に送った返信や案内が、勝手に迷惑メールフォルダに入ってしまうリスクが高まります。
DMARCって何？
一言で言えば、メールの「身分証明」と、偽物だった場合の「対処指示書」です。 仕組みとしては、以下の3点セットで考えます。
- SPF（名簿）： 「このサーバーから送るのは正規のメールですよ」というリスト。
- DKIM（封蝋）： 「途中で内容が改ざんされていませんよ」という電子署名。
- DMARC（司令塔）： 上記の認証に失敗した怪しいメールをどう扱うか（監視するのか、拒否するのか）を決めるルール。
オーナー様がやるべきこと
難しい技術設定は制作会社やシステム担当者に相談するとして、オーナー様が決めるべき方針はシンプルです。
- 現状把握： 自社のドメインを使ってメールを送っているシステム（フォーム、メルマガ配信ツールなど）をすべて洗い出す。
- まずは「監視」から： 最初から厳しくブロックすると、正規のメールまで届かなくなる事故が起きかねません。まずは「p=none（何もしないでレポートだけ送って）」という設定で様子を見ます。
- 徐々に厳しく： 問題がないことを確認してから、徐々に「隔離」や「拒否」へとセキュリティレベルを上げていきます。
これで「あなたの会社になりすましたメール」を排除でき、正規メールの到達率も上がります。
3. フォーム設置と法令遵守（さらっと確認）
ウェブサイトからお客様にメールを送る際は、法律（特定電子メール法など）も意識する必要があります。特に宣伝メールを送る場合は、以下のマナーを守りましょう。
- 同意をもらう： 広告メールを送るなら、事前に「送っていいですか？」と許可を取りましょう。
- 解除を簡単に： 「配信停止」の手続きが面倒だと、お客様はイラっとして「迷惑メール報告」ボタンを押してしまいます。これはドメインの信頼を大きく損なう行為です。ワンクリックで解除できるくらい簡単なのが理想です。
4. 最後は「人」の対応力
システムで防御を固めても、人間の心理を突く詐欺メール（請求書送付のふりをしたウイルスメールなど）を100%防ぐのは困難です。 「人間はミスをするもの」という前提で備えましょう。
- 違和感を大事に： 「件名がやけに緊急」「日本語が少し変」「送信元のアドレスが微妙に違う」。こうした違和感を感じたら、添付ファイルやリンクは開かないのが鉄則です。
- クリックしてしまったら： もし開いてしまっても、焦って隠そうとするのが一番危険です。「LANケーブルを抜く（Wi-Fiを切る）」「すぐに担当者に報告する」「パスワードを変える」。この初動が早ければ早いほど、傷は浅くて済みます。
セキュリティについて、どういった対策が可能かについては、下記記事も御覧ください。
まとめ：セキュリティは「信頼」への投資
小規模な組織であれば、自前ですべて防ごうとせず、クラウド型のセキュリティサービス（メールが届く前にウイルスを除去してくれるサービスなど）に頼るのが現実的で賢い選択です。
DMARCの設定などは、例えるなら「自社の封筒に、偽造できない社判を押して送る」ようなもの。 手間は少しかかりますが、これを行うことで、お客様に「この会社からのメールなら安心だ」と信頼していただけるようになります。それは結果として、ビジネスの成果にもつながっていくはずです。
